We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
Zo verminder je werklast voor je HR afdeling met AFAS Insite!
Gebruik jij al AFAS InSite voor je HR afdeling? Deze gebruiksvriendelijke intranetoplossing geeft medewerkers, maar ook sollicitanten, toegang tot een groot aantal HRM en Payroll-functionaliteiten. Zo kan jouw HR-afdeling tijd, geld en papierwerk besparen, fouten voorkomen én zorgen voor een betere medewerkerstevredenheid. Bij Vionq helpen we je graag om met behulp van AFAS InSite de werklast voor je HR afdeling te verminderen. Als AFAS partner nemen we jouw bedrijfsprocessen als uitgangspunt en sluiten we de HR processen in jouw AFAS systeem aan op InSite.
Ben je benieuwd op welke vlakken je HR afdeling nog kansen laat liggen? Doe onze quickscan en kijk hoever jouw organisatie is met automatiseren!
Doe de quickscan
In het kort
Employee Self Service
Management Self Service
Sollicitant Self Service
AFAS Insite wordt standaard geleverd met wanneer je gebruik maakt van de software van AFAS. Je richt deze intranetoplossing zelf in binnen je AFAS systeem, waarna gebruikers via een browser toegang hebben tot een groot aantal Profit HRM en Profit Payroll functionaliteiten. Zo vinden medewerkers, sollicitanten, maar ook jij als HR manager, eenvoudig en snel de informatie die van belang is. Medewerkers en sollicitanten kunnen daarnaast zelf acties ondernemen en wijzigingen doorvoeren, die direct in het systeem worden verwerkt. Zij hebben 7 dagen per week, 24 uur per dag toegang met een computer, of met een smartphone of tablet via de AFAS Pocket app.
Vaak wordt AFAS InSite ingericht tijdens de implementatie van het AFAS systeem. Het kan ook zijn dat InSite aan bod komt wanneer je het AFAS systeem gaat optimaliseren. In dat geval helpen we je graag bij het optimaliseren en inrichten van je HR processen in AFAS InSite.
AFAS InSite als onderdeel van je AFAS systeem
AFAS InSite omvat drie ‘Self Services’, die jou helpen de werklast voor je HR-afdeling te verminderen: Employee Self Service (ESS), Management Self Service (MSS) en Sollicitant Self Service (SSS). Wat houden deze pijlers in en hoe haal jij hier als HR-manager het meeste uit?
Employee Self Service (ESS)
De eerste AFAS HR pijler is Employee Self Service. Via de Employee Self Service (ESS) van AFAS InSite kunnen medewerkers hun eigen gegevens inzien en eventueel aanpassen, bijvoorbeeld na een verhuizing. Via de Employee Self Service kun je daarnaast een verlofaanvraag doen. Employee Self Service maakt informatie voor iedereen toegankelijk en eenvoudig op te vragen. Denk hierbij aan:
- Het centraal beschikbaar stellen van bedrijfsdocumenten waarbij medewerkers verplicht de nieuwe versie moeten accorderen (personeelshandboek, autoleasecontract, concurrentiebeding)
- Het publiceren en opzoeken van projectverslagen en notulen van vergaderingen
- Het presenteren van een verlofkaart
- Het delen van nieuws en wetenswaardigheden
Kortom, geen papieren rompslomp en geen overbelasting van de mailbox. En met de AFAS pocket app als verlengde van InSite kunnen medewerkers al deze zaken zelfs onderweg regelen.
De tekst gaat door onder de foto.
Management Self Service (MSS)
Management Self Service (MSS) is gericht op jou als HR manager. Met deze Self Service kun je (op basis van autorisatie) activiteiten en handelingen verwerken. Denk hierbij aan het accorderen van verlofaanvragen, studie-aanvragen, declaraties, et cetera. Ook het overzichtelijk registreren van bedrijfsmiddelen behoort tot de mogelijkheden. Deze optie zorgt voor minder administratieve lasten en meer tijd voor belangrijke zaken. Daarnaast is het mogelijk om signalen te ontvangen bij het aflopen van contracten, verzuim en verlof, verjaardagen, jubilea en functioneringsgesprekken.
AFAS InSite haalt ook administratieve lasten weg rondom jaarlijks terugkomende management taken, zoals het voorbereiden, voeren en uitwerken van de gesprekkencycli met medewerkers. Niet alleen geeft InSite een signaal wanneer deze plaats gaan vinden, ook kunnen de voorbereiding en uitwerking helemaal worden geautomatiseerd in AFAS InSite. Lees meer over hoe je tijd kunt besparen met de AFAS gesprekkencyclus.
Sollicitant Self Service (SSS)
Ook voor werving en selectie kun je InSite (en OutSite) gebruiken, namelijk via de Sollicitant Self Service (SSS). Werving en selectie is een van de minst geautomatiseerde processen op de HR afdeling. Met Sollicitant Self Service breng je hier verandering in. Het sollicitatieportal maakt dat je gemakkelijker en sneller de vele sollicitaties kunt verwerken zodat jij je kunt focussen op het vinden van de juiste kandidaat. Ook de indiensttreding regel je via het portal.
De voordelen van Sollicitant Self Service:
- Alle informatie op één plek – Het sollicitatieportal zorg ervoor dat alle informatie en communicatie rondom de sollicitatie op één plek te vinden zijn.
- Je eigen werken bij-website – Je kunt je eigen werken bij-website maken, die volledig geïntegreerd is met je backoffice.
- Minder tijd en fouten – Sollicitant Self Service zorgt ervoor dat je minder tijd hoeft te besteden aan administratie, omdat sollicitanten zelf alvast hun eigen gegevens invullen. Dit voorkomt bovendien onnodige fouten.
- Meer betrokkenheid – Het zelf invullen van gegevens door de sollicitant zorgt voor betrokkenheid bij jou als potentiële medewerker.
- Geautomatiseerde correspondentie – Je verstuurt automatisch professionele feedback naar iedere sollicitant. Dit voorkomt frustraties en houdt je imago hoog.
- Inzicht in jouw vacatures – Met het standaard meegeleverde dashboard heb je altijd en overal inzicht in de door jou opgestelde vacatures, van het aantal openstaande vacatures tot het aantal sollicitanten.
Krijg inzicht in alle InSite data met een AFAS dashboard
Met behulp van het AFAS dashboard krijg je nog meer inzicht in jouw data. Onze businessconsultants kunnen met behulp van Power BI of gewoon Excel alle data combineren in een overzichtelijk en visueel dashboard. Vervolgens heb jij met één druk op de knop, via Management Self Service, inzicht in bijvoorbeeld ziekte-overzichten, bezettingsoverzichten en andere rapportages. Onze consultants gaan graag voor je aan de slag met een AFAS dashboard binnen jouw systeem, op basis van jouw specifieke KPI’s. Zo kun jij straks echt waardevolle en onderscheidende inzichten uit je data halen.
Meer over dashboards
Jouw AFAS partner bij de inrichting van AFAS Insite
Als jouw AFAS partner helpen we graag om ook voor HR alles uit je AFAS systeem te halen. Wil je meer weten of ondersteuning bij het aansluiten van jouw HR-processen op AFAS InSite?
