We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
Hoe procesoptimalisatie in AFAS tot minder handmatig werk leidt
Procesoptimalisatie is de sleutel tot efficiëntie. Met automatiseren alleen ben je er nog niet. Vaak liggen haperende bedrijfsprocessen ten grondslag aan inefficiëntie op de werkvloer. Daarom is het belangrijk om tijdens het automatiseren van je processen in AFAS ook altijd je bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Procesoptimalisatie is een terugkerend proces waarmee je op allerlei vlakken procesverbeteringen doorvoert binnen jouw organisatie. Deze verbeteringen dragen bij aan een maximale efficiëntie en minimale kosten, zodat jouw medewerkers zich kunnen richten op die werkzaamheden die hun focus verdienen. In deze blog vertellen we je hoe dit precies zit.
Ben je benieuwd hoe ver jouw organisatie is met procesoptimalisatie en automatisering? Doe onze quickscan!
Doe de quickscan
Tekst gaat door onder de foto.
De zes stappen van procesoptimalisatie
Wat bedoelen we bij Vionq eigenlijk met procesoptimalisatie? Als we het over procesoptimalisatie hebben, gaan we altijd uit van de zes stappen die Lean Six Sigma Groep stelt – ongeacht of je AFAS gebruikt. Diverse Vionqers hebben deze training gevolgd en zijn gecertificeerd Lean specialist. De zes stappen van procesoptimalisatie komen in hoofdlijnen op het volgende neer:
1. Klantwaarde bepalen
Om jouw klant centraal te kunnen stellen, is het belangrijk om te weten wat voor hem of haar waarde toevoegt. De makkelijkste manier om hierachter te komen is door het klanten te vragen in een enquête of een persoonlijk gesprek. Vaak leidt dit tot verrassende inzichten.
2. Bedrijfsprocessen in kaart brengen
Creëer nu inzicht in je bedrijfsprocessen door de processen zoals deze er nu uitzien in kaart te brengen. Door die aspecten te meten die voor de klant van belang zijn, zoals snelheid en kwaliteit, ontstaat inzicht in hoe goed of slecht een proces volgens klanten verloopt. De uitkomsten zijn vaak confronterend, maar er is geen betere reden om te veranderen.
3. Oorzaken
Bedrijfsprocessen in kaart brengen zorgt ervoor dat je vaststelt waarin het huidige proces faalt. Vervolgens ga je door middel van data-analyse, brainstormen en analyse van dit proces op zoek naar oorzaken voor dit falen. Vraag goed door zodat je de belangrijkste oorzaken helder op een rij hebt.
4. Verbeterd proces
Je kunt nu een proces ontwerpen waarin de belangrijkste oorzaken voor het falen worden weggenomen. Start hiervoor met brainstormen en maak vervolgens het proces visueel.
5. Implementatie
Nu je hebt bedacht wat je wilt verbeteren en hoe je dat gaat doen, is het tijd om hier ook daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Met behulp van een pilot kun je testen of en hoe je verbeterplannen in de praktijk werken. Hierbij neem je je medewerkers op een veilige, want kleinschalige, manier mee in de nieuwe werkwijze.
6. Borging
Om te voorkomen dat na een paar maanden alles weer bij het oude is, is het belangrijk om procesoptimalisatie te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een dagstart, waarbij je dagelijks bij je team checkt hoe de zaken ervoor staan. Hiermee kun je tegenslagen opvangen en steeds nieuwe verbeteringen blijven doorvoeren.
Procesoptimalisatie en AFAS? Minder handmatig werk!
In een samenleving die steeds sneller verandert, ontkom je er als organisatie dus niet alleen aan om je processen te automatiseren; ook procesoptimalisatie speelt een steeds grotere rol in het bereiken van efficiency. Wanneer bedrijfsprocessen niet op een efficiënte manier verlopen en als gevolg niet goed geborgd kunnen worden in bedrijfssoftware (zoals AFAS) ben je veel tijd kwijt aan zoeken naar administratie en het dubbel invoeren van administratie. Denk aan afdelingen die niet met elkaar integreren, maar wel voorzien moeten worden van dezelfde informatie. Of aan verschillende software systemen die niet aan elkaar gekoppeld zijn.
Bij Vionq werken verschillende specialisten op het gebied van procesoptimalisatie en AFAS. Zij geven als business consultant niet alleen advies over jouw bedrijfsprocessen, ook weten zij hóe zij jouw bedrijfsprocessen het beste kunnen configureren in AFAS. Het resultaat is minimale handmatige administratie, maximale tijdbesparing en een organisatie die gewoon lekker werkt.
We helpen je in 7 stappen om met automatisering en procesoptimalisatie het maximale uit AFAS te halen. Meer weten?
Download ons e-book
Ondersteuning bij procesoptimalisatie
Wanneer je AFAS hebt geïmplementeerd binnen je organisatie sta je eigenlijk pas aan de start van een succesvolle automatisering. Daarom zien wij een AFAS implementatie als een vertrekpunt. Om de kansen die AFAS biedt optimaal te benutten, is het slim om een AFAS partner zoals Vionq in de arm te nemen die mee kijkt naar meer dan alleen de software. Onze medewerkers hebben veel ervaring met zowel de AFAS software als de stappen van procesoptimalisatie en kunnen je wijzen op mogelijkheden waaraan je zelf misschien nog niet had gedacht. Op naar een optimaal proces met zo min mogelijk handmatig werk!
Meer weten over de mogelijkheid om door procesoptimalisatie in AFAS handmatig werk te verminderen? Plan een vrijblijvend 30 minuten gesprek in Teams en oprichter Rutger Schimmel vertelt je hier graag meer over.
Plan gesprek in
