We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
Bedrijfsmiddelen overzichtelijk registreren in AFAS
Telefoon, auto, laptop of bedrijfskleding; zomaar wat bedrijfsmiddelen die werknemers nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen uitvoeren. Zie al deze middelen per medewerker maar eens overzichtelijk te registreren in Excel. Een onnodig tijdrovend proces. Gelukkig kun je dit in AFAS gemakkelijk en overzichtelijk registreren per medewerker.
Vastleggen van bedrijfsmiddeleninvesteringen in AFAS
Per branche verschilt het nogal wat voor bedrijfsmiddelen nodig zijn om medewerkers hun werk te kunnen laten doen. Dit kunnen grotere of kleinere investeringen zijn. Al deze investeringen moeten opgenomen worden in de vaste activa registratie. De grotere investeringen worden in AFAS geregistreerd en netjes maandelijks afgeschreven waardoor de kosten van de investering worden verspreid over de periode van gebruik.
Koppel bedrijfsmiddelen aan medewerkers
De mogelijkheid die AFAS biedt is het koppelen van het betreffende bedrijfsmiddel aan een medewerker in de vaste activa module. Wanneer je dit koppelt wordt het bedrijfsmiddel ook zichtbaar bij de eigen gegevens van de medewerker in InSite onder bedrijfseigendommen. Zo heeft ook de medewerker inzicht in de middelen die op zijn/haar naam geregistreerd staan. Dit is niet alleen mogelijk voor de grotere investeringen, maar ook voor een hoop andere zaken waar veel organisaties niet direct aan denken. Bijvoorbeeld:
▪ Sleutels voor toegang tot een pand
▪ Registratie van SIM-kaartnummers en PUK-codes
▪ Tablet voor werkbonnen
▪ Klein gereedschap
▪ Persoonlijke beschermingsmiddelen
▪ Bedrijfskleding
Voordelen van bedrijfsmiddelenregistratie in AFAS
Direct bruikleenovereenkomst afsluiten
Naast deze registratie kun je ook direct een bruikleenovereenkomst met de medewerker afsluiten voor het bedrijfsmiddel. Bijvoorbeeld wanneer je duidelijk wilt vastleggen wanneer een medewerker aansprakelijk is voor verlies, beschadiging of diefstal van een bepaald bedrijfsmiddel.
Duidelijk overzicht bij uitdiensttreding
Wanneer een medewerker uit dienst treedt is er met één klik meteen overzichtelijk welke zaken er op de laatste dag ingeleverd dienen te worden. De beheerder kan zien of gereedschap gekeurd moet worden of vervangen.
Scheiding tussen financieel en middelenregistratie
Het beheren van vaste activa zijn doorgaans het domein van de financiële administratie. Toch hoeft de middelenregistratie per medewerker niet onder de verantwoordelijkheid van de financiële administratie te vallen. Deze twee zaken kunnen in AFAS volledig gescheiden worden, waardoor het registreren van de bedrijfsmiddelen bijvoorbeeld volledig bij HRM of facilitaire zaken kan liggen.
Alles begint natuurlijk bij een administratie die op orde is. Wanneer alle bedrijfsmiddelen op de juiste manier worden geregistreerd in AFAS scheelt dit onnodige investeringen en zorg je er direct voor dat medewerkers zich bewust zijn van het bezit en daarmee de verantwoordelijkheid voor het bedrijfsmiddel.
Hulp nodig met de inrichting van AFAS?
Is jouw AFAS omgeving nog niet ingericht om de bedrijfsmiddelen op de juiste manier te registreren? Dan helpen onze consultants je graag met het inrichten van jouw AFAS omgeving zodat het optimaal aansluit op jouw organisatie.
