We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
Slimmer werken dankzij AFAS Profit? ERP Business consultant Robin Eygelshoven heeft 10 tips!
Als CFO wil jij snel kunnen beschikken over de juiste data. Je hebt geen zin om hiervoor tien verschillende handelingen uit te moeten voeren, of onnodig data over te moeten typen. “Met AFAS Profit is dit verleden tijd”, stelt ERP businessconsultant Robin Eygelshoven. “Als AFAS Profit aan de voorzijde goed is ingericht, ontvang jij vanzelf de data die je nodig hebt. De software is echt een aanrader voor iedereen die slimmer wil werken.” In dit artikel deelt Robin tien tips waarmee elke CFO (nog) slimmer kan werken met AFAS.
Ben je benieuwd of jouw organisatie wel al het mogelijke uit AFAS Profit haalt?
Doe de quickscan
Tekst gaat door onder de foto.
1. Zorg ervoor dat de informatie naar je toe komt
“Wanneer je met AFAS Profit werkt hoef je informatie niet langer zelf op te halen, maar komt deze naar je toe. Hiervoor kun je gebruikmaken van de optie Signalering. Je krijgt dan een melding wanneer er bijvoorbeeld een factuur nog niet is betaald of binnenkort een contract afloopt. Zo zie je niets over het hoofd en kun je direct actie ondernemen. Ook bij AFAS Profit urenregistratie kun je Signalering gebruiken. Hierbij kun je instellen dat medewerkers tijdig een herinnering ontvangen om hun uren te boeken. Zo kun jij op tijd factureren.”
Bekijk hier een demo van AFAS over workflows en signalering.
2. Maak gebruik van het vier ogenprincipe
“Het vier ogenprincipe houdt in dat belangrijke handelingen gecontroleerd worden door een tweede persoon. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het wijzigen van een bankrekeningnummer. AFAS signaleert wanneer er een handeling wordt verricht die vereist dat er een tweede persoon meekijkt en attendeert deze persoon hierop. Wanneer hij of zij deze handeling goedkeurt wordt dit bovendien ook geregistreerd. Zo is het voor iedereen duidelijk hoe er is gewerkt.”
3. Slim autoriseren
“Wanneer er een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt deze ook aangemaakt binnen AFAS. Hiermee krijgt hij of zij een plek binnen het organogram. Waarom het hierbij laten? Door slim te autoriseren zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker gelijk de juiste rechten krijgt. En ook bij een functiewijziging worden de rechten automatisch aangepast. Dit voorkomt onnodig handmatig werk en zorgt ervoor dat medewerkers altijd alleen toegang hebben tot die informatie die voor hen relevant is.”
4. Factureer slim met e-facturen
“Veel facturen worden op dit moment verzonden in pdf-formaat. AFAS kan deze bestanden, net zoals de meeste boekhoudpakketten, niet lezen. Een alternatief is om te werken met e-facturen: facturen in ubl-formaat. Deze facturen worden opgemaakt als gestructureerde bestanden die automatisch ingelezen kunnen worden. Het overtypen van de gegevens uit de factuur is dus niet meer nodig. Je kunt zelf e-facturen versturen door dit simpelweg in te stellen in AFAS. Door leveranciers om een ubl-factuur te vragen, zorg je ervoor dat je zelf ook e-facturen ontvangt en zo betalingen sneller en efficiënter kunt verwerken.”
5. Blijf up-to-date
“De software van AFAS is continu in ontwikkeling. Een aantal keer per jaar voert AFAS een update uit, waarmee jij mogelijk over nieuwe interessante functies kunt beschikken. Zorg ervoor dat jij op de hoogte bent van deze updates en kijk na het verschijnen hiervan of een update mogelijk interessant is voor jouw organisatie. Zo ga je steeds slimmer werken met AFAS.” De lancering van Profit 21 staat gepland in juni 2022.
6. Zorg voor een frisse blik
“Elke organisatie heeft eigen gewoontes en een eigen manier van werken. Een frisse blik van een AFAS consultant kan jouw organisatie weer op scherp zetten. Dit begint al bij een simpel gesprek over waarom je zaken op een bepaalde manier doet. Alleen hier over nadenken en praten is vaak al heel waardevol. Misschien kunnen zaken wel veel slimmer. Wanneer dit inderdaad de uitkomst is, kun je hiermee aan de slag.”
Ben je benieuwd wat AFAS consultancy kan doen voor jouw organisatie? Lees meer over onze visie op AFAS consultancy.
7. Maak gebruik van AFAS InSite en OutSite
“Met het medewerkersportaal AFAS InSite kun je medewerkers inzicht geven in hun eigen dossier. Zij kunnen zo zelf zaken zoals contracten of gemaakte afspraken bekijken, waardoor er bijvoorbeeld minder vragen worden gesteld aan de HR-afdeling. Dat scheelt tijd en maakt dat iedereen efficiënter kan werken. Met het klantenportal AFAS OutSite kun je eventueel ook klanten toegang geven tot hun dossier.”
8. Kies voor een slimme weergave
“Zorg voor een dashboard dat goed aansluit bij jouw behoeftes. Hiervoor bepaal je eerst welke velden voor jou belangrijk zijn en dus welke velden je op je scherm wilt zien. Zorg ervoor dat deze worden weergeven en verwijder de velden die voor jou niets toevoegen. Filter daarnaast ook op de voor jou relevante data. Met een slimme weergave vind je sneller wat je zoekt en werk je dus efficiënter.”
Lees hier meer over AFAS dashboards.
9. Gebruik sneltoetsen
“Wist je dat je in heel AFAS kunt werken met sneltoetsen? Hierdoor beweeg je je snel door de software heen en heb je niet de hele dag je computermuis in de hand. Het is even wennen, maar zorgt er absoluut voor dat je slimmer kunt werken met AFAS Profit.”
10. Registreer AFAS-vragen in AFAS
“Zorg ervoor dat de AFAS-beheerder binnen jouw organisatie vragen over AFAS en de antwoorden hierop ook in AFAS Profit registreert. Medewerkers kunnen hierbij zelf de vraag registreren, waarna de beheerder direct een goed overzicht heeft van de openstaande vragen. Je kunt op deze manier bovendien een database opbouwen en bijvoorbeeld zien welke vragen vaker voorkomen. Je hebt niet alleen snel het antwoord bij de hand – dit heb je tenslotte geregistreerd – maar kunt ook aan de slag met veelvoorkomende vragen door bijvoorbeeld je proces aan te passen. Denk daarbij aan procesoptimalisatie. Zo voorkom je deze in de toekomst.”
Wil jij ook slimmer werken met AFAS? Robin of een van onze andere consultants denkt graag met je mee. Plan voor meer informatie een vrijblijvend online 30-minutengesprek in met oprichter Rutger Schimmel.
Plan gesprek in
