We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
"Soms heb je een escape nodig. Vionq is die escape."
Hightech consultancy- en detacheringsbureau TMC is met meer dan 1.700 professionals in binnen- en buitenland voor klanten actief op het gebied van onderzoek, ontwikkeling en techniek. Medewerkers wordt een uitdagende en stimulerende omgeving geboden die de mogelijkheden van zelfstandig ondernemerschap combineert met de zekerheid van een vaste baan. Het bedrijf groeit ieder jaar en is sinds 2014 ook in het buitenland actief. “Sinds die tijd groeien we zo gigantisch hard dat we externe hulp zochten voor specialistische werkzaamheden, onder andere voor de ontwikkeling en het beheer van ons ERP-systeem.”
Klant
Focus
Resultaat
Sinds vijf jaar (2017) werkt TMC samen met Vionq. Ivo: “Wij werken al sinds jaar en dag met AFAS en zochten een stabiele samenwerkingspartner. Vanuit onze filosofie willen wij onze stafafdelingen en holding namelijk zo plat mogelijk houden. Door onze snelle groei, kregen wij intern uitdagingen, waardoor er behoefte ontstond om op vaste basis specialistische kennis in te huren. We hebben destijds een aantal partijen over de vloer gehad en uiteindelijk gekozen voor Vionq, omdat wij het belangrijk vinden een langdurig en betrouwbaar partnership aan te gaan met elkaar. Ook kent Vionq onze markt goed. AFAS is het hart van onze organisatie. Wij hebben intern mensen zitten die daar verstand van hebben, maar soms heb je een ‘escape’ nodig. Vionq is die escape.”
“Wij werken al sinds jaar en dag met AFAS en zochten een stabiele en betrouwbare samenwerkingspartner; die hebben we gevonden in Vionq.”
Ivo Muller, IT directeur TMC
Meer over IvoVier pijlers voor een goede samenwerking
Als belangrijke voorwaarde in de samenwerking met Vionq stelde Ivo vier pijlers op om een partnership voor de langere termijn aan te gaan. “(1) We hebben meer nodig dan alleen een consultant; een partij die ook vanuit een business perspectief met ons mee kan kijken. (2) We hebben een partij nodig die flexibel is en niet alleen met een ‘AFAS-bril’ kijkt. (3) We hebben een partij nodig die expertise kan leveren op álle vlakken binnen de AFAS-software. (4) We hebben een partij nodig die mee kan draaien in de operatie in zowel support als in onderhoud. In het begin was het voor ons beiden even zoeken, schakelen en onze verwachtingen uitspreken, maar inmiddels zijn we goed op elkaar ingespeeld.”
Geen traditionele AFAS-gebruiker
TMC is geen ‘traditionele’ AFAS-gebruiker. “We zijn een iets grotere klant dan de gemiddelde AFAS-klant. De manier waarop onze organisatie is ingericht (in business cellen en in verschillende landen), maakt dat we regelmatig de grenzen van de software opzoeken. Soms moeten we de software ‘tweaken’ om het voor onze organisatie bruikbaar te maken. Daar heb je een partner voor nodig die niet alleen een consultant levert, maar ook meedenkt én uitvoert. Door de samenwerking met het team consultants van Vionq, kunnen we in projecten de juiste mensen inzetten die met een business-pet op meekijken, kritische vragen stellen over de manier waarop wij processen optimaliseren, om dat vervolgens te vertalen naar een AFAS-oplossing. Aan de andere kant komen we ook vaak ‘handjes te kort’ als het gaat om support en onderhoud, met name als onze interne AFAS-beheerder afwezig is of als hij veel op zijn bord heeft liggen. Dan is het fijn om iemand in te kunnen vliegen die volledige kennis heeft van onze oplossing; kennis die behoorlijk specifiek is!”
Lange voorbereidingstijd
TMC is een van de weinige grote klanten van Vionq die gebruikt maakt van het volledige ERP systeem. Vionq zorgt met een team van consultants voor het inrichten en onderhouden van verschillende AFAS-modules: Financieel, Projecten, Payroll en CRM. “Uren boeken is daarin voor ons belangrijk. Dit hebben we jarenlang via Qics gedaan, maar hebben dat drie jaar geleden omgezet naar AFAS. Dat was een giga project, omdat we toen al in zo’n acht landen actief waren en iedereen tegelijk moest worden omgezet. Waar dat voor kleine (nationale) bedrijven een implementatie is van zo’n twee dagen, was er voor ons een voorbereidingstijd van bijna een jaar nodig. Het is een volledig change-managementproces; je moet collega’s voorbereiden, begeleiden en opleiden. En niet alleen de medewerkers die de uren moeten boeken, ook de officemanagers die de uren moeten controleren en vervolgens de facturatie moeten doen. Er zitten veel afhankelijkheden in; andere systemen die we connecten, rapportages die eraan vast zitten en grote groepen mensen in verschillende landen en afdelingen die je mee moet krijgen. Daarnaast hebben we voor verschillende grote klanten verschillende urentypen nodig. Bij andere bedrijven zijn dit er een paar; denk aan normale uren, overuren en verlof bijvoorbeeld. Bij ons moet je denken aan enkele honderden verschillende waardes.
Je wilt dat medewerkers tijdig hun uren boeken, dat er triggers op zitten, dat de rapportages kloppen én dat je de productiviteit ziet. Je wilt wekelijks het juiste inzicht in de uren hebben om tijdig te monitoren als iets afwijkt van wat je verwacht. Iets wat belangrijk is binnen ons type bedrijf. Vionq speelt daar een grote rol in door mee te denken vanuit de business-kant en te begrijpen waar onze behoeftes liggen. Zij vertalen dit naar AFAS, zodat we het oude pakket kunnen vervangen.”
“Vionq speelt een grote rol in het meedenken vanuit de business kant, te begrijpen waar onze behoeftes liggen en dit te vertalen naar een efficiënte AFAS-oplossing.”
Ivo Muller
Meer over IvoEnorme tijdswinst
Voor de werving en selectie van kandidaten maakt TMC gebruik van een ATS (Applicant Tracking System). Op het moment dat er een arbeidsovereenkomst wordt gesloten, komt een kandidaat in AFAS terecht. De software zorgt vervolgens voor de rest; de registratie van de uren, de aanmaak van facturen en de verloning. “Toen uren nog geboekt werden in Qics, moest eerst de uitwisseling met AFAS plaatsvinden én gecontroleerd worden, voordat het in de nacalculatie kwam te staan. Onze officemanagers hadden daar veel werk aan. Nu worden uren geboekt in AFAS zelf en staat alles direct klaar voor de facturering. Een enorme tijdswinst! Om nóg meer tijd te besparen, zijn we op dit moment bezig met de laatste stap: een automatische normuren controle direct bij het inboeken. Officemanagers hoeven onze collega’s die uren niet compleet hebben geregistreerd dan ook niet meer na te bellen.
We zijn geen bedrijf dat de factor ‘tijd’ altijd als belangrijkste pijler in een project wil opnemen. We definiëren dan ook geen tijdswinst in onze projecten, maar kijken juist naar gebruikersgemak, vanuit wetgeving, vanuit security oogpunt of simpelweg vanuit de integratie van systemen. Natuurlijk is efficiëntie ook een van de pijlers. Als een aanpassing betekent dat iemand zijn werk efficiënter, slimmer of anders kan doen en daar winst uithaalt, gaan we dat zéker niet uit de weg.”
Plannen en ambities
Voor TMC zijn er de komende tijd mooie plannen en ambities. “Voor dit jaar gaan we kijken hoe het in-dienst-proces eenvoudiger kan. We hebben een Salesforce oplossing aan de voorkant waarbij kandidaten door een workflow en funnel gaan voordat zij in dienst komen. Onze officemanagers spelen nog een grote rol in dat proces. Dat willen we verder gaan automatiseren. Daarnaast gebruiken wij AFAS als ERP-systeem voor alle landen wereldwijd, terwijl het systeem voornamelijk gericht is op Nederland. Dat betekent dat wij de financiële administratie en de payroll eruit trekken voor landen buiten Nederland, omdat dat simpelweg niet kan in AFAS. Wat we willen oplossen is de integratie met lokale accounting- en payroll providers. We besteden dat nu uit in alle landen buiten Nederland, maar willen een volgende stap zetten door te kijken hoe we deze lokale partners kunnen integreren met AFAS; in ieder geval als het gaat om de ‘masterdata’. Dat proces is niet eenvoudig, maar met de hulp en expertise van Vionq gaat dat lukken.”
