We nemen tijd voor
persoonlijk contact
bel
040 820 09 42
mail
info@vionq.nl
inloggen
klantportal
Locatie Vianen
Laanakkerweg 2c
4131 PA Vianen
Locatie Eindhoven
Le Sage ten Broeklaan 1
5615 CP Eindhoven
Tijd besparen dankzij AFAS software? Vijf tips van onze expert die jou helpen
Veel bedrijven zien AFAS als een onderdeel van de administratieve inrichting van hun organisatie. Zij gebruiken de software bijvoorbeeld om hun salarisverwerking of administratie te digitaliseren en automatiseren. Maar wist je dat je nog meer tijd kunt besparen? Vionq-consultant Jeroen Moes vertelt: “De kracht van een ERP-pakket zoals AFAS is dat de verschillende onderdelen zijn gekoppeld. Hierdoor leg je gemakkelijk dwarsverbanden. De kunst is om processen binnen je organisatie met behulp van AFAS zo makkelijk mogelijk te maken voor de gebruikers. Zo werken jij en je collega’s sneller en efficiënter.” Jeroen deelt vijf tips die jou helpen om (meer) tijd te besparen dankzij AFAS software.
1. Maak gebruik van de data die aanwezig is in AFAS
In AFAS leg je veel data vast. Hieruit kun je inzichten halen over jouw processen, waarop je vervolgens kunt gaan sturen (Plan, Do, Check, Act). Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van dashboards op Insite om alle voor jou belangrijke data samen te presenteren. De data in AFAS biedt veel inzicht in het verloop van processen. Welke processen lopen nog niet optimaal? Waarom verlies je bepaalde orders? Waarom duurt een bepaald proces zolang als het duurt? En kan dit niet korter? Wanneer je inzicht hebt in deze zaken, kun je hiermee aan de slag. Met tijdwinst als resultaat.
2. Zorg dat AFAS geen Functioneel Beheer-feestje is
In de praktijk zie ik dat de afdeling Functioneel Beheer het leuk vindt om met AFAS aan de slag te gaan, de omgeving in te richten en de doorvertaling naar het bedrijf te maken. Maar: je kunt beter andersom te werken en ervoor zorgen dat afdelingen zelf eigenaar zijn van hun AFAS-inrichting. Wanneer zij weten hoe ze AFAS willen inzetten voor hun afdeling, kunnen ze beter aansluiten bij processen. Zo is de juiste persoon verantwoordelijk en sluit de inrichting het best aan bij de gebruikers. Met een optimaal proces en tijdwinst als gevolg.
3. Maak een AFAS-roadmap voor de komende jaren om ervoor te zorgen dat je organisatie zich blijft ontwikkelen
Om optimaal gebruik te maken van AFAS is het belangrijk om in ontwikkeling te blijven. In de praktijk zie ik echter nog vaak dat er ad hoc wordt geoptimaliseerd, wanneer het rustig is binnen het bedrijf. Is het druk, dan vallen dit soort projecten stil. Hierdoor mis je continuïteit en focus en zetten organisaties niet de volgende stap met AFAS. Door een roadmap te maken en hier tijd en geld voor te reserveren, laat je jouw systeem verder groeien. Zo zorg je er bovendien voor dat je de updates – vaak mooie innovaties – niet mist. Deze bieden vaak interessante kansen om meer uit AFAS te halen en zo ook meer tijd te besparen.
Tekst gaat door onder de foto.
4. Ga aan de slag met digitaal ondertekenen
Van het maken van afspraken tot het regelen van de bankzaken: privé regelen we meer en meer digitaal via een app. Maar tegelijkertijd zie ik dat veel organisaties als het om het ondertekenen van overeenkomsten gaat, nog gebruikmaken van de ouderwetse manier. Contracten moeten geprint worden, met de hand ondertekend en vervolgens opgestuurd. Dat is wat mij betreft niet meer van deze tijd. Je kunt wanneer je gebruikmaakt van AFAS namelijk ook heel gemakkelijk documenten digitaal (laten) ondertekenen. Hiermee zorg je binnen je eigen organisatie én voor de andere partij voor gemak, snelheid en hou je grip op het proces. Maak hier dus een focuspunt van.
5. Gebruik de sneltoetsen
Deze tip heb je misschien al wel eens eerder gehoord, maar dat is dan ook niet voor niets. Je kunt echt flink wat tijd en moeite besparen door te werken met de sneltoetsen. Zo kun je bijvoorbeeld weergaves buiten je scherm binnen je scherm krijgen door slechts twee toetsen in te drukken. En zet je met twee andere toetsen heel gemakkelijk weergaves over naar Excel. Klinkt goed toch? Natuurlijk hoef je niet alle duizend sneltoetscombinaties uit je hoofd te leren. Maar het loont zeker om eens de verschillende combinaties te bekijken en met de voor jou interessante sneltoetsen aan de slag te gaan. Het maakt je werk écht een stuk makkelijker.
